CollectiveAccess reprend deux types d'entités : les personnes physiques et les organisations. Il est, par la suite, possible de les lier à un document via différents types de liens (créateur, éditeur,...).
Différents types d'entités sont identifiés dans les collections de la Cinématek, certains appartiennent au monde de l'édition (auteurs, éditeurs, ...) d'autres au monde du cinéma (réalisateur, producteur, distributeur, acteur,...).
Au lieu de créer une entité différente selon les métiers et les rôles de ces personnes, et sachant qu'elles peuvent endosser différents rôles, nous avons décidé de garder les deux entités de départ de CollectiveAcess mais d'ajouter de nouvelles relations entre entités et objets.
Nous avons cependant modifié les interfaces d'encodage. Tout d'abord, nous voulions que les utilisateurs n'aient à remplir qu'une seule interface par souci de rapidité et de simplicité (CollectiveAccess propose plusieurs onglets pour chaque élément à encoder). Nous avons également traduit et explicité certaines métadonnées. Nous espérons que cela améliorera la compréhension de l'interface et augmentera la qualité des données encodées. Enfin, les modifications des champs d'encodage a pour but d'adapter au mieux CollectiveAccess aux pratiques de gestion de la Cinématek. Voici les interfaces d'encodages pour les individus et les organisations.
Exemple de l'interface pour les individus
Exemple de l'interface pour les organisation
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Enfin, nous avons ajouté une entité spéciale pour les ayants-droits afin de pouvoir les contacter plus facilement.
Chaque interface d'encodage est disponible en français, en néerlandais et en anglais, selon la langue d'encodage de l'utilisateur.
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