Il faut donc commencer par recenser tous les rôles existant dans l'institution (catalogueur, projectionniste,...). Pour cela, il faut cliquer sur "Access control" dans le menu déroulant "Manage".
Il faut ensuite choisir "Access roles" (qui se trouve dans le menu de gauche). Il suffit, pour ajouter un rôle, de cliquer sur "New Role", de remplir les champs importants et de déterminer les actions qui pourront être faites par ceux qui auront le rôle déterminé.
Il faut ensuite créer des groupes du même nom que le rôle que vous venez de créer. Pour cela, choisissez la deuxième option dans le menu de gauche: "User Groups". Ceci permettra de regrouper tous les catalogueurs ensemble, tous les projectionnistes ensemble,...
Pour créer un nouveau groupe, appuyez sur "New group" et remplissez les champs. Choisissez ensuite quel sera le rôle de votre groupe.
Il ne reste plus qu'à rajouter des utilisateurs. Il suffit de cliquer sur "User Logins" et ajouter un "New user".
Il faudra remplir les champs proposés et assigner un rôle et un groupe au nouvel utilisateur.
Attention: la case à cocher/décocher "Account is activated?" permet à l'administrateur d'activer ou désactiver un compte. Elle peut se révéler utile lorsqu'un employé ne travaille plus dans l'institution. Le compte pourrait également être supprimé.
Voici quelques exemples:
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